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2018年3月21日 (水)

宴会の幹事をやってみましょう 

宴会の幹事をやってみましょう        180321  

  

 

 歓送会の時期となりました 

  宴会で幹事を任された・・・・・   

 

 一体何をすればいいの・・・・?

 

 そんな不安から憂鬱になる人もいることでしょう  

 

 

 

 同僚たちに頼られる幹事さんがやることの

 チェックリストしてみました 

 

 幹事の役割をきちんと理解し  

 

 上司や先輩にも一目置かれる存在になりましょう!  

 

 目指せ・・名幹事に  

 

 宴会は多くの皆さんのご協力を頂くことを忘れずにお願いします   

 

 

 

 

 

幹事がやること 

 

 日程を決める  

 

   宴会の企画が決まった時点で  

 

  やることを周知させます  

 

  まずざっくりした情報でOK  

 

  「月 第週 週末」としておき  

 

  あまり限定しない告知にしておくと集まりやすいでしょう  

 

 

 

 予算を決める   

 

  日程を決めたら  次は予算を組み  

 

  ある程度の日程と予算は同時に提案してから出欠確認をする    

 

  一般的には3,0004,000円程度が目安    

 

 

 

 出欠確認をする   

 

  出欠確認は 

 

  「上司先輩同僚」の流れで調整してまとめる  

 

  社内メールの「日程調整」を有効活用  

 

 

 

 お店を決める    

 

  一番困るのがお店選び  

 

  個室にするか  

 

  飲み放題が良いのかなど  

 

  これまでの傾向などを先輩幹事に聞いておく  

 

  それでも決めかねる場合は 出欠確認をする  

 

  同時にアンケート調査を実施するというのも一つの手です  

 

  例えば 「いつも宴会で行くお店」   

 

  or「会社の近くにできた新しいお店」など  

 

  事前に下見して料理など お店の場所・規模・雰囲気の調査  

 

 

 

 座席表を決める   

 

  上座に上司 下座に幹事がいるのが鉄則  

 

  主任以下の先輩たちは年齢や社歴などで奥から席を確定  

 

  会社で序列がある場合は細かく気をつけたいところですネ  

 

  気をつけたいのは女性の存在 気を使って   

 

 

 

 事前集金をしておく  

 

  当日 宴会が始まる前には集金するのがベター  

 

  もし会計時に足が出てしまった場合は 

 

  会計報告の際に詳細をまとめて  

 

  後日徴収できるようにレシートを確保  

 

 

 

 司会進行&乾杯の挨拶をお願いする   

 

  挨拶や乾杯の流れは組織として 

 

  先輩幹事に事前に聞いておく  

 

  乾杯のあいさつを上司にお願いするときは 

 

  予め伝えておくように  

 

  挨拶を役職が一番高い人  

 

  乾杯の音頭は三番目に高い人   

 

  締めの挨拶を二番目に高い人にお願いするのが一般的   

 

  上司から会費とは別に「お志(寸志)」をいただくことがあります  

 

  乾杯の音頭が終わったら  

 

  参加者に報告する  

 

  主役がいる宴会なら 

 

  とにかく主役を盛り上げることに徹する   

 

  写真を撮って サプライズ企画するのもいいですネ  

 

 

 

 宴会を盛り上げる!  

 

  締めの挨拶はタイミングが重要!   

 

  宴会終了前15分前を目安に動き出しましょうネ   

 

  ここで注意したいのが 

 

  一本締めで終わるようにしっかり挨拶をして頂く  

 

 

 

⑨ 締めの挨拶と退店時にやること 

 

  お店を出るときは 

 

  幹事・若い社員全員で忘れ物がないか見渡しチェック    

 

 

 

 

 

まとめ  会社の宴会で「幹事」を引き受けるメリット 

 

  幹事さんは 色々なことを学ぶ場でもあります  

 

  「企画力」「調整力」「交渉力」「情報収集力」「経理感覚力」   

 

  「情報分析力」「プレゼント力」「問題解決力」など     

 

 

 

  宴会の幹事を上手くこなせる人は    

 

  仕事もできる人が多いのもまた事実    

 

  上司への配慮 周囲への気配り 全体を客観視して分析  

 

  スケジュール&タスク管理などなど  

 

  それらを短時間で  

 

  そしてできる限り正確にこなす必要があります  

 

  宴会の幹事がやること 

 

  役割は「仕事」でも同じことが言えます   

 

  幹事で培った行動できる能力  

 

  「交渉力」は仕事でも生かせます  

 

  仕事にも直結するというメリットがあります   

 

  「調整力」社内への配慮や気配りを出来ます     

 

  幹事という役割は 

 

  周りの誰もが引き受けたがらない「イヤな役割」だから  

 

  自分の価値を何倍にも引き上げてくれるのです    

 

 

 

 事前の確認・準備・各種手配    

 

 当日もやることが多く確かに面倒いです    

 

 面倒な役割だからこそ宴会の幹事はメリット   

 

 先輩「幹事」の助言をもらいつつ 

 

 やることリストも確認    

 

 

 段取り八部」ではなく「段取り九割九分」まで・・・・・・   

 

 

 

 ※  ※  ※   

 

 宴会で酒の席でも 

 

 組織人・社会人としてのコンプライアンスを守らなければならない 

 

 倫理をも含めて遵守することが必要です  

 

 コンプライアンス(法令遵守)違反をしないようにしてください    

 

 

 

 あとで大きな事件に発展します  

 

 会社としてイメージダウンにつながります   

 

 社会的制裁など裁判に発展する事案もあります  

 

 

 

 参加者一人ひとりが社会人として行動してほしい  

 

 

 

 楽しい宴会にしましょう    

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

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